We raken allemaal gestrest. Het snel kloppende hart , gespannen houding en het gevoel dat alles uit de hand loopt is voor velen herkenbaar. De meeste mensen kunnen redelijk goed inschatten wat de trigger van deze stress is… PEPworldwide kan nu de reden hiervoor bewijzen!

PEPworldwide, de wereldwijde leider in prestatie efficiëntie en effectiviteit oplossingen, voerde een studie uit onder duizenden kenniswerkers, om er precies achter te komen waar de stress op de werkplek vandaan komt. De studie werd uitgevoerd over een periode van 2 jaar, op zowel management als werknemers niveau. De eindresultaten zijn zeer waardevol en zullen bijdragen tot het reduceren van stress in onze moderne zakenwereld.

De belangrijkste bevindingen, die we verderop meer onder de loep nemen, markeerde dagelijkse inefficiënties die direct bijdroegen aan de verhoging van het stressniveau van de deze kenniswerkers. Om de mythe te ontmaskeren dat sommige mensen nou eenmaal meer gevoelig zijn voor stress dan anderen, als “slachtoffers” van hun persoonlijkheid, legt PEP de nadruk op stress, gecorreleerd aan inefficiëntie, duidt op een gedragsmatige reden.
Het goede nieuws is dat gedrag veranderd kan worden. Door kenniswerkers productievere manieren van werken aan te leren, worden ze in staat gesteld om hun stressniveau markant te reduceren.

Laten we, voor we verdergaan, de bevindingen onder de loep nemen:
Mensen ondervinden het gevoel van stress als ze de controle over hun eigen workload verliezen en niet aan de verwachtingen/eisen binnen hun functie kunnen voldoen, wat niet verassend is. In elk aspect van het leven wordt stress vaak veroorzaakt door een gebrek aan controle. Geen wonder, dat is een heel naar gevoel. Op de werkvloer zijn er echter specifieke triggers en bijdragers aan dit “stuurloze” gevoel.

De voornaamste stress-triggers bleken te zijn:

• Uitstelgedrag
• Het vooruitzicht om meer uren dan contractueel afgesproken te werken
• Te veel tijd doorbrengen met vergaderingen
• Een overvolle Inbox
• Stapels papier op het bureau die niet gerelateerd zijn aan de taak waar op dat moment aan gewerkt wordt.
• Achterstallige taken die afgerond hadden moeten zijn
• Gestuurd worden en belangrijke taken en plannen aan de kant moeten schuiven voor urgente taken

Van alle hierboven genoemde factoren was het vooruitzicht om lange uren te moeten draaien de grootste reden tot stress. Het stressniveau nam toe naarmate de overuren omhoog gingen. Hoewel het extra uurtje per dag soms nodig is, zouden kenniswerkers ideaal gezien het aantal uren moeten werken waar ze voor aangenomen zijn.

Bijna 40% van de onderzochten werkten tot zelfs wel een uur extra per dag om hun workload onder controle te houden. Dit leidde tot een hoog stressniveau voor 76% van de deelnemers.

Door de komst van nieuwe technologie en het toenemende aantal afleidingen en interrupties die hier op volgen, is het helaas zo dat veel kenniswerkers niet het meest efficiënt functioneren. 57,7% van de deelnemers uit het onderzoek had meer dan 50 e-mails in de inbox en de meesten (76,4%) stelden vast dat dit matige tot zeer hoge stress veroorzaakte.

Als de productiviteit stijgt, door middel van een efficiency training zoals het PEP programma, en de focus op specifieke “efficiëntie” wordt gelegd, zijn kenniswerkers in staat om een uur per week aan tijdswinst te behalen. Door het volgen van het PEP programma, werd het aantal deelnemers van de studie die meer dan 1uur per dag overwerkte, met 30% gereduceerd.

Extra uren op het werk is de enige trigger die veranderd kan worden. Nieuwe gedragsgewoonten die focussen op het optimaliseren van efficiëntie en effectiviteit op het dagelijks werk, zal de ervaring van stress op de werkplek reduceren die door de hierboven genoemde factoren veroorzaakt worden.
Het terugbrengen van bijvoorbeeld het aantal e-mails in de inbox reduceert het gevoel van stress met bijna 20%. De stapels papier en andere troep op het bureau opruimen zorgt ervoor dat het stressniveau met bijna 15% naar beneden gaat.

Alhoewel goede intenties en wat algemene timemanagement tips handig zijn, zijn ze vaak niet genoeg om de productiviteit op de lange termijn te verbeteren. Onze manier van werken is ingeworteld na zo’n lange tijd. Om een significante reductie van stress op de werkplek te ervaren, moeten kenniswerkers zich engageren aan een zeer relevante en op maat gemaakte training die duurzame gedragspatronen bevordert, die voor altijd hun manier van werken op een goede manier kan beïnvloeden.

Lange tijd dachten we dat bepaalde dingen stress op de werkplek tot stand brachten, maar nu kunnen we dit ook bewijzen. De bewustwording dat stress direct gekoppeld is aan de inefficiënte manier hoe kenniswerkers dagelijks werken, is de eerste stap naar gedragsverandering en boost de productiviteit. Daardoor wordt het gevoel van stress gereduceerd.

Mark Rigby, PEPworldwide New Zealand